урок 7 | My Site

Урок 6. Продолжаем планировать день.

Метод «Альпы» и принцип Паретто.

Иногда нам хочется вместить так много дел в наш обычный день, но мы понимаем, что день не резиновый, а успеть хочется много. Как быть? Чудес не бывает, но оптимизировать структуру своего дня - вполне реально. И в этом вам поможет метод «Альпы».

Мы уже знакомы со многими методами ранжирования дел: матрица Эйзенхауэра и АВС анализ, знаем правила составления списка дел. Познакомились с Метафорами прошедшего дня и Программированием утра. Знаем техники помидора, «Съесть лягушку» и «Салями».

А сегодня мы рассмотрим, как грамотно составлять план своего дня с помощью метода «Альпы», расставлять приоритеты, планируя свой день и познакомимся с принципом Паретто.

Метод «Альпы» очень прост, и после некоторых упражнений Вам потребуется в среднем не больше 10 минут для составления ежедневного плана.

Метод включает в себя:

1. составление заданий;

2. оценку длительности планируемых действий;

3. резервирование времени (в соотношении 60/40);

4. принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций;

5. контроль (учет несделанного).

Итак, начнем:

Во-первых, для того, чтобы грамотно распределить приоритеты, необходимо наметить общий список дел дня (примерно 15 дел). Совсем короткие, 3-х минутные дела, не записывайте совсем: их проще сделать между основными делами.

Во-вторых, расставьте приоритеты: А (дела важные и срочные), B (важные и не срочные), С (срочные, но не важные) (смотри Матрица Эйзенхауэра – урок 4).

В-третьих, в соответствии с расставленными приоритетами, перепишите список в три вертикальные колонки: A, B и C. Если писать дела одним-двумя словами, на это уйдет минута, а вы еще раз продумаете и прочувствуете правильность расставленных приоритетов.

Теперь согните лист так, чтобы колонка С была не видна, а в поле нашего зрения и внимания остались дела только важные и самые главные.

В четвертом действии, вам необходимо написать, сколько минут вы сегодня хотите выделить (вы планируете, вам нужно) на каждое дело.

Очевидно, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить абсолютно точно, однако, после накопления некоторого опыта Вы научитесь более точно планировать своё время.

Имейте в виду и то обстоятельство, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в вашем распоряжении. Так что, устанавливая для отдельной работы конкретный промежуток времени, вы вынуждаете себя укладываться именно в это время.

А сейчас самое время познакомиться с принципом или правилом Паретто, которое гласит: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — только 20% результата». Сложным и ответственным делам нужно отводить пятую часть имеющегося времени, причём в самые продуктивные часы.

Подсчитайте необходимое время и сложите общее количество минут.

Определите реальный объем времени, которым вы можете распоряжаться, и упакуйте в данный объем то, что на сегодня запланировали.

Поставьте «колышки» - события дня, которые привязаны к определенному количеству времени (встреча с друзьями в кафе в 15.00).

Все главное уже известно: временные рамки дня понятны, колышки расставлены, список дел определен.

Теперь составьте композицию дня. Основные правила просты:

начинаем с самого главного, обеспечивая лучшее время самым высокоприоритетным делам,
далее расставляем дела, заботясь о смене характера деятельности, чтобы находить радость и отдых в каждом следующем переключении.

Создаем «заплатки» - это короткие дела, которые могут оперативно заполнить неожиданное освободившееся время. Например, друзья задержались в пробке. В освободившееся время вы сможете разобрать почту, или распланировать следующий день. Подготовьте список таких «заплаток», чтобы со смыслом заполнить сбои в расписании (обычно это колонка С – дела достаточно срочные, но не очень важные, в вышеприведенной таблице).

Поздравляю вас, рабочий план вашего дня готов!

Успехов вам в реализации запланированных дел!

Переходите к следующему уроку.

Урок 7

Урок 5