урок 3.3 | My Site

Урок 4. Простые способы управления временем.

Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

Изучая опыт тех, кто добился успеха в своей жизни, мы узнаем, что они много времени посвящают планированию.

Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.

Правило 6 «П» гласит:

Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели.

Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге: «Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»

Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%.

C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Таким образом, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам.

Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день.

Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.

Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

Вы готовы уже планировать?

Вот вам и первое задание: распланируйте свой день с самого утра и до вечера. На следующий день следуйте данному плану. На полях делайте для себя пометки, что получилось выполнить, а что нет. Обязательно указывайте причину, по которой у вас не получилось что-то сделать, а также наметьте примерное время выполнения этой задачи позже, чтобы она не становилась «камешком» на пути к достижению ваших целей.

Самое главное в планировании – это определить главное!

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.

Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.

Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения.

Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.

Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.

Выполняем следующее задание: В заполненной вашими планируемыми мероприятиями таблице расставьте приоритеты в ваших делах по методу АБВГД. Используйте цветные ручки, маркеры, фломастеры, чтобы дополнительно разным цветом выделять дела по степени важности.

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.

Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного.

Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Одним из эффективных и ключевых способов управления временем является Матрица Эйзенхауэра – которая служит для определения приоритетов дел дня.

Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей "Важно - Неважно" по горизонтали и "Срочно - не Срочно" по вертикали.

Суть упражнения заключается в разделении всех дел на четыре группы.

Первая группа — срочные и важные дела. К таким задачам относят поход к врачу, сдачу отчёта на работе или починку водопровода. От таких дел не нужно отказываться. Важно их выполнять. Часть дел можно делегировать на ответственного человека, тогда справиться со всем будет гораздо проще.

Вторая группа — не срочные, но важные. Такие задания, как правило, направлены на практически полезный результат, поэтому к их выполнению нужно подходить с особой осторожностью. Важно помнить, что нельзя допускать перехода этих дел в категорию «срочные и важные».

Третья группа — срочные, но не важные. Такие задачи нужно выполнять как можно быстрее, чтобы избавиться от них и больше уже не возвращаться к ним, так как такие дела зачастую становятся пожирателями времени, кроме того, их выполнение может заставить человека чувствовать волнение и стресс.

Последняя группа — не важные и не срочные дела. От таких дел нужно избавляться, так как они не только не приносят пользу, но ещё и пожирают ценное время, потраченное на их выполнение.

И в заключение, для более четкого определения течения хронотропа для вас мы сделаем следующее упражнение «Чувство времени».

Это упражнение направлено на проверку того, как человек ощущает течение хронотопа, и совпадают ли его ощущения с реальным времяистечением.

Поставьте будильник в телефоне на одну минуту.

Вместе с началом таймера закройте глаза и откройте их тогда, когда посчитаете, что минута уде прошла или по звонку будильника.

Считать секунды нельзя.

Начали!

Выполнили?

Какой результат?

Если вы открыли глаза раньше будильника, то ваше время течет быстрее, а если не открыли глаза до будильника - то медленнее.

Если вы открыли глаза до будильника, проделайте упражнение еще раз, но вместо будильника поставьте таймер.

Когда откроете глаза, посмотрите, чему равна ваша минута?

Сильно ли вы отстаете от реального времени?

Это упражнение можно проделать несколько раз и засекать каждый раз другое количество времени в пределах 5 минут.

Вам интересно с нами? Если да, то переходите к уроку №5.

Желаю успехов!

Урок 5

Урок 3